檔案管理制度

（熱）檔案管理制度15篇

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度的使用頻率逐漸增多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預(yù)計目標。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

檔案管理制度1

　　1、目的

　　為了規(guī)范進出口業(yè)務(wù)單證的存檔管理，符合《中華人民共和國國海關(guān)法》、《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

　　2、范圍

　　適用于本公司進出口業(yè)務(wù)單證檔案管理

　　3、存檔項目

　　3.1一般貿(mào)易項下進出口業(yè)務(wù)單證的管理

　　3.1.1存檔內(nèi)容：進出口報關(guān)資料（包括進出口合同、進出口發(fā)票、進出口裝箱單、進出口報關(guān)單、海關(guān)放行通知書）；進出口船務(wù)資料（包括訂艙單、裝柜單、提單、設(shè)備交接單、落貨明細單、排柜單）。

　　3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細

　　4、工作制度

　　4.1每一項業(yè)務(wù)操作完畢，操作員必須一周內(nèi)整理留檔資料進行存檔；

　　4.2月末由部門內(nèi)檔案管理人員進行檢查，檢查留檔是否按規(guī)定操作；

　　4.3進出口業(yè)務(wù)操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格；

　　4.4每一年度一次將當年產(chǎn)生的.全部留檔資料整理好并有序存放；

　　4.5留檔工作作為業(yè)務(wù)操作部門業(yè)績考核一項內(nèi)容；

　　4.6保管人員因工作調(diào)動，需作好書面工作交接；

　　4.7根據(jù)《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》規(guī)定，進出口業(yè)務(wù)及與之直接關(guān)系產(chǎn)生的資料，一般貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)手續(xù)后保存三年，加工貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)核銷手續(xù)后保存三年，減免稅設(shè)備應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)解除監(jiān)管（監(jiān)管期：生產(chǎn)設(shè)備為五年）手續(xù)后保存三年。

　　4.8查閱檔案，必須經(jīng)檔案管理負責人批準。

　　4.9檔案銷毀，必須經(jīng)檔案管理負責人上一級領(lǐng)導(dǎo)批準。

　　5、本制度未盡事宜，在工作中不斷補充完善。

檔案管理制度2

　　聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時反響利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的.檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對前方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。

　　5、如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管局長批準。

　　6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案喪失者視情節(jié)輕重給予處分。

　　7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進展利用效果的收集工作，對不能當場表達的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時。

檔案管理制度3

　　供應(yīng)商檔案管理是公司采購管理的重要內(nèi)容，而不能把它僅僅理解為是供應(yīng)商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)和供應(yīng)商管理制度，有利于更好的了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之產(chǎn)品的能力，是建立長期供需合作關(guān)系決策的重要依據(jù)。

　　第一條供應(yīng)商檔案管理對象：

　　1、從時間序列來劃分：老供應(yīng)商、新供應(yīng)商、未來供應(yīng)商。新供應(yīng)商和未來供應(yīng)商為重點管理對象。

　　2、從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的供應(yīng)商、正在進行交易的供應(yīng)商和即將進行交易的供應(yīng)商。對于第一類供應(yīng)商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的供應(yīng)商，需逐步充實和完善其檔案管理內(nèi)容；對于第三類供應(yīng)商，檔案管理的重點是全面搜集和整理資料，為即將展開的交易業(yè)務(wù)準備資料。

　　3、從供應(yīng)商性質(zhì)來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業(yè)務(wù)等）、普通公司等。這類供應(yīng)商因其性質(zhì)、供應(yīng)特點、供應(yīng)方式、供應(yīng)量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

　　4、從供應(yīng)數(shù)量和市場地位來劃分：包括主力供應(yīng)商（供貨時間長、供應(yīng)量大等），一般供應(yīng)商。不言而喻，供應(yīng)商檔案管理的重點應(yīng)放在主力供應(yīng)商上。

　　第二條供應(yīng)商管理內(nèi)容

　　1、供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，即公司所掌握的供應(yīng)商最基本的'原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應(yīng)商檔案管理的起點和基礎(chǔ)。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e—mail、網(wǎng)址、負責人、聯(lián)系人；公司概況、設(shè)備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等。

　　2、供應(yīng)商特征：供應(yīng)能力、發(fā)展?jié)摿�、企業(yè)規(guī)模和知名度等。

　　3、業(yè)務(wù)狀況：主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

　　4、交易活動現(xiàn)狀：主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、財務(wù)狀況等。

　　第三條供應(yīng)商檔案管理方法

　　1、建立供應(yīng)商檔案卡。作為供應(yīng)商檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立供應(yīng)商檔案卡（又稱供應(yīng)商管理卡、供應(yīng)商資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

　　供應(yīng)商檔案卡主要記載各供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

　　①提供供應(yīng)商資料卡，由供應(yīng)商填寫。

　�、谟刹少弳T通過平常的業(yè)務(wù)活動或其他各種渠道了解、收集供應(yīng)商的相關(guān)資料。

　�、弁ㄟ^本公司和供應(yīng)商已發(fā)生的采購情況（包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實際情況）。

　　然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，對供應(yīng)商的相關(guān)資料進行整理、核實匯總，填入供應(yīng)商檔案卡。

　　2、通過采購員與供應(yīng)商溝通建立供應(yīng)商檔案卡的主要做法是：編制供應(yīng)商信息周報，由匯總整理，周會時上報總經(jīng)理，據(jù)此建立綜合的供應(yīng)商檔案。

　　第四條供應(yīng)商檔案管理應(yīng)注意問題

　　1、供應(yīng)商檔案管理應(yīng)保持動態(tài)性。供應(yīng)商檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據(jù)供應(yīng)商情況的變化，不斷地加以調(diào)整，消除過舊資料；及時補充新資料，不斷地供應(yīng)商的變化，進行跟蹤記錄。

　　2、供應(yīng)商檔案管理的重點不僅應(yīng)放在現(xiàn)有供應(yīng)商上，而且還應(yīng)更多地關(guān)注意向供應(yīng)商，為公司選擇新應(yīng)商，開拓新市場提供資料。

　　3、供應(yīng)商檔案管理應(yīng)“用重于管”，提高檔案的質(zhì)量和效率。不能將供應(yīng)商檔案束之高閣，應(yīng)以靈活的方式及時全面地提供給業(yè)務(wù)人員和有關(guān)人員。同時，應(yīng)利用供應(yīng)商檔案，作更多的分析，使死檔案變成活資料。

　　4、借閱供應(yīng)商檔案時，必須辦理借閱手續(xù)。請借閱人員注明借閱期限。

檔案管理制度4

　　1.1設(shè)備技術(shù)檔案由工程部專人負責,酒店所有設(shè)備均建立設(shè)備檔案,按設(shè)備種類,按時間順序存放;

　　1.2設(shè)備建檔,酒店所有設(shè)備均分類,分部門建立設(shè)備檔案,內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、出廠合格證、檢驗單、安裝質(zhì)量檢驗單、試車記錄、維修保養(yǎng)記錄、改進安裝記錄、運行日志等。每種設(shè)備的各種檔案內(nèi)容分別按記錄種類和時間歸檔編者按號以便查找;

　　1.3設(shè)備圖表,設(shè)備圖表由工程部統(tǒng)一管理。包括:設(shè)備安裝工程施工圖,動力設(shè)備與管道配管竣工圖,給水系統(tǒng)分布圖,供電線路圖,自動報警系統(tǒng)分布圖,設(shè)備零件組裝與特殊加工圖等。這些圖均分類編號,歸檔管理,供設(shè)備維修管理人員查閱;

　　1.4設(shè)備運行日志。包括:配電室運行日志,鍋爐運行日志,空調(diào)制熱或制冷運行日志,空調(diào)區(qū)域溫度,濕度巡檢記錄,這些報表日志使用記錄完畢后,統(tǒng)一交工程部存檔管理;

　　1.5技術(shù)檔案借閱,工程部各種技術(shù)檔案建立后,借閱時需辦理借閱手續(xù),經(jīng)檔案主管人員同意方可借閱。

檔案管理制度5

　　為明確管理責任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、檔案管理原則

　　公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

　　二、組織

　　公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

　　三、檔案管理部門的工作職責

　�。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

　�。ǘ�）財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

　�。ㄈ�）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

　　四、檔案管理人員職責

　�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；

　�。ǘ�）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

　�。ㄈ�）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

　　五、歸檔公司檔案室資料

　�。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；

　�。ǘ�）本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；

　�。ㄈ�）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；

　　（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)；

　　（五）本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié)；

　�。�六）綜治工作材料；

　�。ㄆ撸┍竟�司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

　�。ò耍┍竟�公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

　　（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

　　（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

　　（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。

　　六、檔案的收集與歸檔

　�。ㄒ唬┏修k部門或主辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

　�。ǘ�）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

　�。ㄈ�）管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

　�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。

　�。�六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。

　　七、檔案的保管

　�。ㄒ唬┕�司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不丟失。

　�。ǘ�）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

　�。ㄈ�）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復(fù)制。

　�。ㄋ模┕�司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。

　　（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的'材料進行修補和復(fù)制。

　　八、檔案的借閱

　　必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)當天歸還。

　　（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；

　�。ǘ�）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

　　（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

　�。ㄋ模┱{(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；

　�。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。

　　（六）歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　�。ㄆ撸﹤髡婕�需存檔時，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

　�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

　　九、檔案室保密制度

　�。ㄒ唬�檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。

　�。ǘ�）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

　�。ㄈ�）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。

　　（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可提供。

　�。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

　　（六）檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

　　十、檔案的鑒定與銷毀

　　鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　�。ㄒ唬┓从彻�司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；

　　（二）反映公司一般經(jīng)營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；

　　（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。

　�。ㄋ模�檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門和人員修改、補充。

　�。ㄎ澹┙�(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀。

　�。�六）經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

　　十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。

檔案管理制度6

　　根據(jù)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，特擬定以下校務(wù)公開檔案管理制度：

　　一、立卷歸檔制度

　　1、按學(xué)院校務(wù)公開細則公示的，有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記載材料，都屬于立卷歸檔范圍。

　　2、歸檔要求，凡已公開的`記載材料，部門移交時須進行整理、分類、立目、裝訂后移交。

　　3、歸檔時間，通過公示后的記載材料，各部門須在結(jié)束后十五天之內(nèi)整理后提交存檔。

　　二、檔案保管制度

　　1、校務(wù)公開檔案庫以部門為單元，分類保管。

　　2、加強檔案庫的防火、防盜、防蟲的安全工作。

　　3、不斷改善保管條件，提高保管水平。

　　三、檔案利用制度

　　1、保管人員必須熟悉其檔案范圍及主要內(nèi)容，為相關(guān)上級部門和學(xué)院部門的查詢提供服務(wù)。

　　2、查閱必須辦理登記手續(xù)，未經(jīng)同意，不得翻拍攝影，不得復(fù)印。

　　3、借出必須辦理審批手續(xù)，不得遺失。

　　4、校務(wù)公開范圍僅限于學(xué)校內(nèi)部，外部人員查閱借閱時，須遵循《國家安全法》及相關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　四、檔案管理人員實行工作責任制

　　1、檔案管理人員要忠于職守，熟悉業(yè)務(wù)。

　　2、檔案管理人員要按相關(guān)制度提出管理措施，要對部門檔案立卷歸檔提供指導(dǎo)。

　　3、檔案管理人員在整理保護和提供利用方面作出成績的，校務(wù)公開領(lǐng)導(dǎo)小組予以獎勵。

檔案管理制度7

　　為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

　　1.檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　2.檔案的管理部門

　　公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。

　　接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

　　3.檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產(chǎn)經(jīng)營管理、(E)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來文件、(H)聲像檔案、(I)實物檔案、(J)其他檔案。 財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。 以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　4.歸檔要求

　　4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

　　4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　4.3存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

　　4.4檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　4.5檔案盒(袋)內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　4.6文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　4.7歸檔時間：部門或責任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即(最遲一周內(nèi))將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　5.檔案的查閱和借閱

　　5.1查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

　　5.3原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：

　　5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

　　5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱;

　　5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人;

　　5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫;

　　5.3.5借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;

　　5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

　　5.3.7調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　6.檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

　　7.檔案的保管

　　要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時予以復(fù)制;對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

　　8.檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀

　　公文管理制度

　　1.為規(guī)范機關(guān)及項目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度。

　　2.文印工作必須堅持“統(tǒng)一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。

　　3.公司公文必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　4.公司行文程序規(guī)定如下：

　　根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門會簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號和登記后，并打印出來。相關(guān)職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。

　　5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。

　　6.上行文的呈辦，下行文的執(zhí)行、檢查，均由擬文部門負責。

　　7.公司設(shè)立檔案室，統(tǒng)管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

　　8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的.各種文件材料，均應(yīng)及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。

　　9.嚴格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

　　10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持。查閱一般性公文案卷，由綜合事務(wù)部部長審批;查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

　　11.歸檔公文和資料的復(fù)印或復(fù)制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復(fù)印或復(fù)制工作。

　　12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準，不允許復(fù)制。根據(jù)上級機關(guān)的要求和安排，文秘人員應(yīng)按時上交標密文件。

　　13.有關(guān)公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執(zhí)行。

　　文檔管理制度

　　1.目的

　　為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

　　1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

　　1.2本公司所有職工有保護義務(wù)。

　　2.行文條例

　　2.1公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負責人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。

　　2.2公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質(zhì)(以文頭為準)，報總經(jīng)理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。

　　2.3公司領(lǐng)導(dǎo)不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發(fā)、批示。

　　3.管理

　　3.1工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時移交至本部門，集中管理，個人不得據(jù)為己有。

　　3.2各部門的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。

　　3.3公司舉辦重大活動應(yīng)通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

　　3.4財務(wù)資料由財務(wù)人員按規(guī)定管理。

　　3.5各種資料應(yīng)建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

　　3.6銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。

　　3.7禁止個人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣。

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　　3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

　　3.9綜合事務(wù)部應(yīng)嚴格按檔案性質(zhì)、類別、保存年限來處理(銷毀)檔案，意見先報公司總經(jīng)理。

　　4.責任

　　有下列行為者，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和國家法規(guī)，給予責任行為人行政、經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

　　4.1擅自涂改檔案。

　　4.2未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

　　4.3未按規(guī)定向他人提供檔案。

　　4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

　　4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

檔案管理制度8

　　1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶家庭資料

　　業(yè)戶聯(lián)系電話

　　包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。

　　業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

　　包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。

　　業(yè)戶日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業(yè)戶反饋資料

　　包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　(1)業(yè)戶檔案的收集

　　物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。

　　(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

　　(3)業(yè)戶檔案的整理

　　各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　(4)業(yè)戶檔案的.歸檔

　　xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　(5)檔案的利用

　　為業(yè)戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　(6)業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴重時追究有關(guān)人員的責任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。

檔案管理制度9

　　第一條為了加強農(nóng)村檔案工作,規(guī)范村級檔案管理，服務(wù)新形勢下的農(nóng)村工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農(nóng)業(yè)法》和國家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經(jīng)濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設(shè)、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。

　　第四條村級檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、安全方便的原則。

　　村級組織應(yīng)將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應(yīng)的.工作制度，明確領(lǐng)導(dǎo)、健全機制、保障經(jīng)費，確保檔案的真實、完整、規(guī)范和安全。

　　第五條村級檔案工作在業(yè)務(wù)上接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農(nóng)業(yè)部門和相關(guān)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第六條村級組織應(yīng)當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應(yīng)當設(shè)立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

　　檔案管理人員應(yīng)當具有良好的政治素質(zhì)，遵紀守法，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案管理知識，并經(jīng)過一定的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)當按照要求規(guī)范整理后歸檔，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　　縣級檔案行政管理部門可以依據(jù)《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規(guī)定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

　　第八條村級檔案一般包括文書、基建項目、設(shè)施設(shè)備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

　　(一)文書類應(yīng)當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-20xx)的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

　　(二)基建項目類應(yīng)當按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28-20xx)的有關(guān)規(guī)定及時整理歸檔。

　　(三)設(shè)施設(shè)備類應(yīng)當在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行收集管理。

　　(四)會計類應(yīng)當按照《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　(五)照片應(yīng)當按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-20xx)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個月內(nèi)將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　(六)電子文件應(yīng)當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。

　　(七)實物和其他門類按照檔案工作有關(guān)規(guī)定及時歸檔。

　　第九條檔案制成材料和裝訂材料應(yīng)當符合檔案保護的要求。

　　第十條檔案庫房應(yīng)當采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

　　檔案管理人員應(yīng)當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

　　第十一條不具備檔案安全保管條件的，應(yīng)當將檔案交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機構(gòu)代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

　　第十二條村級組織換屆選舉后10日內(nèi)，應(yīng)當履行檔案交接手續(xù)。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府。村以及村民小組在設(shè)立、撤銷、范圍調(diào)整時，應(yīng)當將檔案妥善移交。

　　檔案工作人員離任時應(yīng)當進行檔案移交，履行交接手續(xù)，防止檔案散失。

　　第十三條銷毀已達到保管期限的檔案時，應(yīng)當成立檔案鑒定工作小組及時進行鑒定。

　　鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應(yīng)當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應(yīng)當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)過必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。

　　禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應(yīng)當永久保存。

　　第十四條村級檔案工作應(yīng)當積極推進檔案信息化建設(shè)，配備必要的設(shè)施設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)共享。

　　第十五條村級檔案工作應(yīng)當建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務(wù)。查閱檔案要遵守利用規(guī)定、履行查閱手續(xù)，不得有涂改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。

　　檔案管理人員應(yīng)當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

　　第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關(guān)單位給予表彰和獎勵。

　　第十七條各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農(nóng)業(yè)部門，可以結(jié)合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。

　　第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部負責解釋。

　　第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。

　　附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件

檔案管理制度10

　　１、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中超多的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。

　�。�、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進行定性分析與定量分析，帶給科學(xué)的依據(jù)。

　�。�、統(tǒng)計資料。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等狀況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。

　　４、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展狀況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、帶給資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。

　　５、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。

　�。�、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，務(wù)必把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。

　　７、按期統(tǒng)計。平時務(wù)必用心收集資料，做好單項的統(tǒng)計；半年務(wù)必做好各項工作的初步統(tǒng)計；年終務(wù)必進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。

　�。浮�專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫；準確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報。

　　檔案庫房管理制度

　　１、檔案保管工作，是采用必須的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實行科學(xué)保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

　�。�、按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護管理。

　　３、堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

　�。�、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進設(shè)備，改善庫房管理條件；引用先進科學(xué)技術(shù)，實行科學(xué)管理。

　�。怠�庫房要持續(xù)溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內(nèi)；持續(xù)清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

　　６、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每一天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

　�。�、接交進館的'檔案，要認真清點，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認真清點，履行批準手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。

　　檔案銷毀制度

　�。薄�檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。

　�。�、檔案銷毀，務(wù)必按照國家規(guī)定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。

　�。�、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，務(wù)必寫出銷毀檔案資料分析報告，列出檔案銷毀清冊。

　　４、檔案銷毀，務(wù)必嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。

　　５、批準銷毀的檔案，應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

　�。�、檔案的銷毀，務(wù)必在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。

檔案管理制度11

　　一、目的

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　二、檔案管理機構(gòu)及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　三、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、企業(yè)管理、經(jīng)營活動等事項，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、各部門歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　6、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監(jiān)督下統(tǒng)一在檔案室進行電子檔案備份。

　　四、檔案保管制度

　　1、公司綜合部設(shè)檔案室，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質(zhì)檔案相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　8、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　五、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的.，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

　　5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　六、其他

　　1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。

　　2、本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　檔案管理制度第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索�。�

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復(fù)制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

檔案管理制度12

　　1、目的

　　為加強職業(yè)健康安全管理檔案管理工作,確保職業(yè)健康安全管理檔案的完整、準確、系統(tǒng),達到有效利用的目的,特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于某工廠安委會職業(yè)健康安全管理工作全過程。

　　3、工作職責

　　3.1某工廠安全管理委員會負責制定公司生產(chǎn)作業(yè)場所職業(yè)健康安全管理檔案與員工健康監(jiān)護檔案標準表格,同時監(jiān)督、指導(dǎo)各部門正確使用;

　　3.2各部門兼職安全員負責本部門職業(yè)健康安全管理檔案與員工健康監(jiān)護檔案的建立、填寫與保存,最終上報安委辦確認存檔。

　　4、工作內(nèi)容

　　4.1職業(yè)健康安全管理檔案的建立

　　4.1.1職業(yè)健康安全管理檔案是職業(yè)病防治過程的真實記錄和反映,也是安監(jiān)、衛(wèi)生行政執(zhí)法中的重要參考依據(jù),某工廠安委會與各部門需按規(guī)定要求建立健全職業(yè)健康安全管理檔案。

　　4.1.2本單位應(yīng)建立的職業(yè)健康安全管理檔案內(nèi)容包括:

　　4.1.2.1 國家有關(guān)職業(yè)病防治工作的法律、法規(guī)、規(guī)范、標準及有關(guān)文件;

　　4.1.2.2職業(yè)健康安全管理方針、計劃、目標和職業(yè)健康安全管理制度;

　　4.1.2.3 職業(yè)健康專(兼)職安全管理組織機構(gòu)、職能及人員分工;

　　4.1.2.4職業(yè)健康安全管理方案、程序、作業(yè)指導(dǎo)書和其他內(nèi)部文件;

　　4.1.2.5建設(shè)項目職業(yè)病危害管理檔案(提供保存清單,注明保存地點)包括:

　　4.1.2.5.1建設(shè)項目計劃任務(wù)書及批準文件等;

　　4.1.2.5.2建設(shè)項目初步設(shè)計書;

　　4.1.2.5.3工程新建、改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)資料;

　　4.1.2.5.4全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結(jié);

　　4.1.2.5.5職業(yè)病危害預(yù)評價委托書與預(yù)評價報告;

　　4.1.2.5.6職業(yè)病危害控制效果評價委托書與效果評價報告;

　　4.1.2.5.7衛(wèi)生行政部門審查意見書;

　　4.1.2.5.8衛(wèi)生行政部門驗收意見書。

　　4.1.2.6 建設(shè)項目職業(yè)病危害因素申報資料:包括職業(yè)病危害因素(種類、存在崗位、來源、預(yù)防策略)清單;

　　4.1.2.7 儲存和使用的`危險化學(xué)品清單,包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預(yù)防對策;

　　4.1.2.8工作場所職業(yè)病危害因素檢測與評價資料,包括職業(yè)病危害因素檢測與評價委托書,職業(yè)病危害因素檢測記錄與評價報告;

　　4.1.2.9職業(yè)病預(yù)防控制措施技術(shù)檔案:

　　4.1.2.9.1工藝改造技術(shù)措施檔案;

　　4.1.2.9.2職業(yè)病防護設(shè)施檔案。

　　4.1.2.10職業(yè)病防護用品檔案,包括工種清單,應(yīng)配備的清單,實配備的清單,使用情況等;

　　4.1.2.11職業(yè)健康安全培訓(xùn)教育計劃、培訓(xùn)內(nèi)容、授課記錄及考核成績;

　　4.1.2.12各種監(jiān)督文書;

　　4.1.2.13各種設(shè)備、危險化學(xué)品中文說明書;

　　4.1.2.14職業(yè)病事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練有關(guān)資料;

　　4.1.2.15各種匯總資料,包括:

　　4.1.2.15.1單位職業(yè)健康基本情況、生產(chǎn)工藝、有毒、有害因素分布;

　　4.1.2.15.2職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果匯總資料;

　　4.1.2.15.3職業(yè)有害因素接觸情況匯總表;

　　4.1.2.15.4職業(yè)病防治工作年度總結(jié)。

　　4.2員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案內(nèi)容

　　4.2.1員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案是記錄員工職業(yè)健康變化與職業(yè)危害因素關(guān)系的客觀材料,按國家規(guī)定永久妥善保存。

　　4.2.2職業(yè)健康監(jiān)護資料內(nèi)容包括:

　　4.2.2.1職業(yè)健康監(jiān)護委托書;

　　4.2.2.2職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;

　　4.2.2.3職業(yè)健康檢查結(jié)果與分析報告;

　　4.2.2.4職業(yè)禁忌證名單及調(diào)離情況;

　　4.2.2.5個體職業(yè)健康監(jiān)護檔案:

　　4.2.2.5.1 員工基本情況;

　　4.2.2.5.2員工職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;

　　4.2.2.5.3相應(yīng)工作場所歷年職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;

　　4.2.2.5.4 職業(yè)健康檢查報告和評價報告;

　　4.2.2.5.5職業(yè)病報告卡;

　　4.2.2.5.6單位對職業(yè)病患者和職業(yè)禁忌癥者處理和安置記錄;

　　4.2.2.5.7單位在職業(yè)健康監(jiān)護中提供的其它資料和職業(yè)健康檢查機構(gòu)記錄整理的相關(guān)資料。

　　5、工作記錄

　　5.1《某工廠生產(chǎn)作業(yè)場所職業(yè)健康安全管理檔案》

　　5.1.1《員工職業(yè)健康監(jiān)護臺帳》

　　5.1.1.1職業(yè)健康監(jiān)護委托書;

　　5.1.1.2年度職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;

　　5.1.1.3職業(yè)健康檢查結(jié)果與分析報告;

　　5.1.1.4職業(yè)禁忌證名單及調(diào)離情況;

　　5.1.1.5員工職業(yè)健康監(jiān)護管理檔案。

　　6、相關(guān)法律、法規(guī)清單

　　6.1《作業(yè)場所職業(yè)健康監(jiān)督管理暫行規(guī)定》(國家安監(jiān)總局令第23號);

　　6.2《職業(yè)健康監(jiān)護管理辦法》(中華人民共和國衛(wèi)生部令第23號);

　　6.3《作業(yè)場所職業(yè)病危害申報管理辦法》(國家安監(jiān)總局令第27號)。

檔案管理制度13

　　為確保技術(shù)資料的完整、全面，特制定以下制度：

　　第一條加強技術(shù)檔案的管理，積極開展技術(shù)檔案的利用工作，使技術(shù)檔案更好地為設(shè)計、生產(chǎn)施工、建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究服務(wù)。

　　第二條對全礦在生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究等活動中所產(chǎn)生的各種技術(shù)檔案、技術(shù)文件和技術(shù)圖紙資料，由生產(chǎn)科統(tǒng)一管理。

　　第三條技術(shù)檔案工作的主要任務(wù)是：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和及時準確的提供利用技術(shù)檔案和科技資料。

　　第四條技術(shù)檔案管理人員，要努力鉆研業(yè)務(wù)和刻苦學(xué)習(xí)技術(shù)檔案管理基礎(chǔ)知識，不斷提高業(yè)務(wù)管理水平，堅持做到三個面向：即面向生產(chǎn)；面向科研和設(shè)計；面向基層。

　　第五條生產(chǎn)技術(shù)方面應(yīng)歸檔下列資料：

　　1.全礦總體及遠景規(guī)劃方案的設(shè)計（包括文字、附表、圖件）材料等；

　　2.有關(guān)全礦安全技術(shù)方面和技措文件資料；

　　3.礦井設(shè)計、采區(qū)開拓設(shè)計資料及概（預(yù)）算書，設(shè)計更改文件資料；

　　4.采煤、掘進施工設(shè)計、作業(yè)規(guī)程及采掘計劃安排；

　　5.礦井井下主要硐室設(shè)計資料；

　　6.礦井有關(guān)主要井巷保護的技術(shù)文件資料；

　　7.有關(guān)礦井生產(chǎn)能力核定、調(diào)查、總結(jié)報告等；

　　8.有關(guān)永久巷道維護和支架形式，選用情況的技術(shù)分析總結(jié)材料；

　　9.有關(guān)采區(qū)報廢及報廢井巷的文件材料；

　　10.重大生產(chǎn)技術(shù)性事故調(diào)查、檢查報告；

　　11.礦井災(zāi)害預(yù)防及處理計劃的編制、上報、批復(fù)和實施的有關(guān)文件、資料圖紙；

　　12.有關(guān)礦井調(diào)整、改造的方案設(shè)計及文件；

　　13.有關(guān)礦井通風方面的技術(shù)文件資料（包括通風、設(shè)計通風系統(tǒng)圖紙、通風系統(tǒng)的改造、調(diào)整、反風演習(xí)安排及總結(jié)）；

　　14.有關(guān)防治瓦斯方面的技術(shù)文件資料（包括瓦斯等級鑒定、計算基礎(chǔ)、分析化驗資料。以及防治瓦斯的有關(guān)設(shè)計、措施等）

　　15.各單項、單位工程施工組織設(shè)計、開工、竣工、驗收報告文件、圖紙和原始記錄、隱蔽工程資料圖紙；

　　16.工程質(zhì)量檢查驗收資料和記錄；

　　17.雙革和技術(shù)推廣安排、總結(jié)及鑒定文件、資料、圖紙。

　　第六條測量方面應(yīng)歸檔以下資料：

　　1.礦井范圍內(nèi)的區(qū)域地形圖；

　　2.工業(yè)廣場平面圖；

　　3.井上、下對照圖；

　　4.礦井生產(chǎn)（開拓工程）交換圖；

　　5.測量規(guī)程規(guī)定的礦山八大圖紙的底圖；

　　6.地形原圖；7.大型貫通測量預(yù)計誤差設(shè)計，成果分析及總結(jié)；

　　8.地面三角點、水準點及三角網(wǎng)點、水準網(wǎng)點成果表；

　　9.地形控制測量成果記錄；

　　10.井下各級導(dǎo)線、水準測量計算成果；

　　11.井口位置座標表及近井點座標表；

　　12.各種管路定線和主要機械安裝測量記錄，檢查測量記錄；

　　13.經(jīng)緯儀測量手簿；

　　14.主要巷道布置圖；

　　15.采掘工程及采掘工作面布置圖；

　　16.設(shè)備、儀器、檔案管理卡片（200元以上的）；

　　17.地面巖移觀測記錄、設(shè)計、分析、總結(jié)資料。

　　第七條地質(zhì)方面應(yīng)歸檔以下資料：

　　1.全礦井范圍內(nèi)的地形地質(zhì)圖；

　　2.有關(guān)地質(zhì)勘探成果資料（普查、詳查、精查、地質(zhì)報告及修改地質(zhì)報告和審批文件）；

　　3.地質(zhì)工作原始記錄，包括井筒及巷道素描；

　　4.水文地質(zhì)資料及圖紙；

　　5.采掘、開拓地質(zhì)說明書；

　　6.有關(guān)礦井儲量動態(tài)、開采量、損失量、回采率和儲量平衡表等文件、資料、圖紙。

　　7.儲量動態(tài)和損失量年報；

　　8.三量動態(tài)報表；

　　9.各種地質(zhì)剖面圖、地層綜合性柱狀圖、鉆孔位置圖、煤層底板等高線圖；

　　10.巖石標本及有關(guān)資料。

　　第八條地面基本建設(shè)方面應(yīng)歸以下資料：

　　1.各工程項目的設(shè)計基礎(chǔ)資料；

　　2.各工程項目的方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工設(shè)計、施工組織、說明書、（概）預(yù)算書及設(shè)計修改補充文件、圖紙；

　　3.標準設(shè)計圖紙、預(yù)算書、經(jīng)濟技術(shù)指標及有關(guān)技術(shù)文件資料；

　　4.委托外地設(shè)計的委托設(shè)計協(xié)議書及有關(guān)資料；

　　5.各單項工程開工報告、甲乙雙方施工合同、地耐力、上質(zhì)復(fù)查等文件資料；

　　6.合理化建議、修改設(shè)計和工程更改文件；

　　7.安全及質(zhì)量事故報告；

　　8.防寒、防訊記錄、隱蔽工程記錄；

　　9.工程質(zhì)量記錄；

　　10.停建、緩建、復(fù)工項目批準書；

　　11.竣工驗收鑒定及驗收報告；

　　12.竣工技術(shù)總結(jié)、竣工報告；

　　13.竣工決算書；

　　14.各項技術(shù)經(jīng)濟指標分析。

　　第九條科學(xué)技術(shù)研究書籍、雜志應(yīng)歸檔以下資料：

　　1.科技成果檔案，發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)革新、技術(shù)革命方面的經(jīng)驗總結(jié)、匯編、論文及鑒定報告等文件資料；

　　2.技術(shù)交流、科研現(xiàn)場會議決議、文件；

　　3.雙革及技術(shù)推廣安排意見、設(shè)計、施工措施、總結(jié)、鑒定報告；

　　4.有關(guān)地面、井下工程概（預(yù)）算、決算書；

　　5.有關(guān)機電、生產(chǎn)技術(shù)、土建、科研等技術(shù)方面書籍、雜志資料；

　　6.有關(guān)重大技術(shù)方面的生產(chǎn)事故調(diào)查、報告及上報處理意見、總結(jié)報告等。

　　第十條生產(chǎn)技術(shù)方面的`各種報表、記錄、圖紙，每半年歸檔一次，須在每年元月、七月（上半年）內(nèi)歸檔、重要專題記錄隨時歸檔。

　　第十一條基本建設(shè)的圖紙、證件，在該工程竣工投入生產(chǎn)，交付使用后的一月內(nèi)歸檔。

　　第十二條在實行集中統(tǒng)一管理歸檔的同時，要求個人對以前借用或下發(fā)的有關(guān)技術(shù)資料、設(shè)計文件、設(shè)備說明書、科技書籍等應(yīng)主動清退移交，積極配合技術(shù)檔案管理人員，做好資料歸檔回收工作。第十三條對于在科技檔案整理過程中，能夠積極主動移交歸還資料、并做出顯著成績者，應(yīng)按歸還資料的價值不同給予表揚和獎勵，而對隱藏資料和影響歸檔工作者，要查明情況，追究責任，嚴肅處理。

　　第十四條各科室對在生產(chǎn)、基建、科研等活動中所形成的科技文件資料（包括圖紙、表、文字材料等）由工程負責人按照科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技資料的有機聯(lián)系，進行收集整理成套，按期向技術(shù)檔案管理人員移交歸檔，不得私自留存或銷毀。

　　第十五條對移交來的技術(shù)檔案，要及時登記，并分門別類，系統(tǒng)整理和科學(xué)編目，使之條理化、系統(tǒng)化，并應(yīng)標明保管期限和機密程度。

　　第十六條對基層建設(shè)和技措、大修各項工程（特別是隱蔽工程）必須有記錄，有完整、系統(tǒng)、準確的開竣工資料，并要做到圖物相符、資料齊全，否則不予驗收和不能報工程完成。

　　第十七條每年對技術(shù)檔案的存放、保管狀況和提供利用等進行一次全面檢查，每三年組織有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、檔案鑒定委員和領(lǐng)導(dǎo)小組成員，對技術(shù)檔案進行復(fù)查、鑒定，對無保存價值的檔案進行剝除銷毀工作。

　　第十八條借閱時間最長一個星期，到期不能歸還者，應(yīng)到技術(shù)檔案室辦理借閱延期手續(xù)，否則應(yīng)追回檔案，停止使用。

　　第十九條借出檔案，必須保持齊全、整潔，不得隨意更改、抽頁或填寫內(nèi)容。

　　第二十條借閱者在歸還檔案時，如有損壞或缺頁現(xiàn)象應(yīng)由借用單位或個人負責賠償，并追究其責任。

　　第二十一條對于絕密技術(shù)檔案一律不向外借，可憑介紹信在檔案室查閱，并應(yīng)保守機密。

　　第二十二條外單位借閱人員，必須持本單位介紹信，經(jīng)礦領(lǐng)導(dǎo)批準，技術(shù)檔案管理人員登記后，方可借用。

檔案管理制度14

　　1目的

　　規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的.圖表、統(tǒng)計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

　　4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學(xué)分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

　　4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

　　4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止�司造成損失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。

　　5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規(guī)定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

檔案管理制度15

　　1、項目設(shè)兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟方面的設(shè)計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。

　　7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

　　9、對已歸檔的.文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應(yīng)及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

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