寫(xiě)書(shū)信正確的格式

    時(shí)間:2022-01-29 09:13:31 書(shū)信 我要投稿

    寫(xiě)書(shū)信正確的格式

      導(dǎo)語(yǔ):書(shū)信是人們互通有無(wú)的一種常見(jiàn)文體,也是很多公文寫(xiě)作的基礎(chǔ)。下面小編將為大家整理分享寫(xiě)書(shū)信正確的格式講解。歡迎大家閱讀。

    寫(xiě)書(shū)信正確的格式

      1.稱(chēng)呼

      也稱(chēng)“起首語(yǔ)”,是對(duì)收信人的稱(chēng)呼。稱(chēng)呼要在信紙第一行頂格寫(xiě)起,后加“:”,冒號(hào)后不再寫(xiě)字。稱(chēng)呼和署名要對(duì)應(yīng),明確自己和收信人的關(guān)系。(具體可參見(jiàn)第四編《應(yīng)酬稱(chēng)謂》)稱(chēng)呼可用姓名、稱(chēng)謂,還可加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)作稱(chēng)呼。如:

      親愛(ài)的小明:(要頂格寫(xiě))

      另外,這里簡(jiǎn)要說(shuō)明幾條細(xì)則:

      (1)給長(zhǎng)輩的信。若是近親,就只寫(xiě)稱(chēng)謂,不寫(xiě)名字,如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等;親戚關(guān)系的,就寫(xiě)關(guān)系的稱(chēng)謂,如“姨媽”、“姑媽”等。對(duì)非近親的長(zhǎng)輩,可在稱(chēng)謂前加名或姓,如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。

      (2)給平輩的信。夫妻或戀愛(ài)關(guān)系,可直接用對(duì)方名字,愛(ài)稱(chēng)加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ),如“麗”、“敏華”、“親愛(ài)的”等;同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友的信,可直接用名字、昵稱(chēng)或加上“同學(xué)”、“同志”,如“瑞生”、“老紀(jì)”、“小鄒”、“三毛”等。

      (3)給晚輩的信。一般直接寫(xiě)名字,如“樂(lè)毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上輩分稱(chēng)謂,如“李花侄女”等;亦可直接用稱(chēng)謂作稱(chēng)呼,如“孫女”、“兒子”等。

      (4)給師長(zhǎng)的信,通常只寫(xiě)其性或其名,再加“老師”二字,如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對(duì)于十分熟悉的師長(zhǎng),也可單稱(chēng)“老師”、“師傅”。假如連名帶姓,在信首直稱(chēng)“孫松平老師”、“王達(dá)夫師傅”,就顯得不大自然且欠恭敬。對(duì)于學(xué)有專(zhuān)長(zhǎng)、德高望重的師長(zhǎng),往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見(jiàn),也有以職務(wù)相稱(chēng)的,如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。

      (5)給一個(gè)單位或幾個(gè)人的信,又不指定姓名的,可寫(xiě)“同志們”、“諸位先生”、“xx等同志”等。給機(jī)關(guān)團(tuán)體的.信,可直接寫(xiě)機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱(chēng)。如“xx委員會(huì)”、“xx公司”。致機(jī)關(guān)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱(chēng)呼,亦可直接在機(jī)關(guān)團(tuán)體稱(chēng)呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“總經(jīng)理”、“廠(chǎng)長(zhǎng)”等。

      如果信是同時(shí)寫(xiě)給兩個(gè)人的,兩個(gè)稱(chēng)呼應(yīng)上下并排在一起,也可一前一后,尊長(zhǎng)者在前。

      上述五種場(chǎng)合,有時(shí)還可按特殊對(duì)象,視情況加上“尊敬的”、“敬愛(ài)的”、“親愛(ài)的”等形容詞,以表示敬重或親密之情。當(dāng)然,這要用得適宜,如對(duì)好友稱(chēng)“尊敬的”,反而顯得見(jiàn)外,對(duì)無(wú)特殊關(guān)系的年輕女性貿(mào)然稱(chēng)呼“親愛(ài)的”,那就有失檢點(diǎn)了。

      2.正文

      正文通常以問(wèn)候語(yǔ)開(kāi)頭。問(wèn)候是一種文明禮貌行為,也是對(duì)收信人的一種禮節(jié),體現(xiàn)寫(xiě)信人對(duì)收信人的`關(guān)心。問(wèn)候語(yǔ)最常見(jiàn)的是“您好!”“近好!”依時(shí)令節(jié)氣不同,也常有所變化,如“新年好!”“春節(jié)愉快!”問(wèn)候語(yǔ)寫(xiě)在稱(chēng)呼下一行,前面空兩格,常自成一段。如:

      你好!久未見(jiàn)面,別來(lái)無(wú)恙。(問(wèn)候語(yǔ),空兩格寫(xiě)起)

      最近,我在學(xué)習(xí)電腦。對(duì)于電腦,我自己可以說(shuō)是一竅不通,只能加緊惡補(bǔ)……(這是正文,要空兩格寫(xiě)起)

      問(wèn)候語(yǔ)之后,常有幾句啟始語(yǔ)。如“久未見(jiàn)面,別來(lái)無(wú)恙。”“近來(lái)一切可好?”“久未通信,甚念!”之類(lèi)。問(wèn)候語(yǔ)要注意簡(jiǎn)潔、得體。

      接下來(lái)便是正文的主要部分——主體文,即寫(xiě)信人要說(shuō)的話(huà)。它可以是稟啟、復(fù)答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請(qǐng)托、慰唁,也可以是敘情說(shuō)理、辯駁論證等。這一部分,動(dòng)筆之前,就應(yīng)該成竹在胸,明白寫(xiě)信的主旨,做到有條有理、層次分明。若是信中同時(shí)要談幾件事,更要注意主次分明,有頭有尾,詳略得當(dāng),最好是一件事一段落,不要混為一談。

      3 .結(jié)尾

      正文寫(xiě)完后,都要寫(xiě)上表示敬意、祝愿或勉勵(lì)的話(huà),作為書(shū)信的結(jié)尾。習(xí)慣上,它被稱(chēng)做祝頌語(yǔ)或致敬語(yǔ),這是對(duì)收信人的一種禮貌。祝愿的話(huà)可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~,不要亂用。(可參見(jiàn)下節(jié)《常用書(shū)信用語(yǔ)》的“祝頌語(yǔ)”。)常用的`如 :

      此致(主體部份寫(xiě)完,另起一行,空兩格寫(xiě),不用寫(xiě)標(biāo)點(diǎn))

      敬禮!(另起一行,頂格寫(xiě))

      也可以在主體部份寫(xiě)完,這樣結(jié)尾:

      祝您

      身體健康!工作順利!

      結(jié)尾的習(xí)慣寫(xiě)法有兩種:

      (1)在正文寫(xiě)完之后,緊接著寫(xiě)“此致”,轉(zhuǎn)一行頂格或空兩格寫(xiě)“敬禮”。

      (2)不寫(xiě)“此致”,只是另起一行空兩格寫(xiě)“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞,一定要另起一行空兩格,不得尾綴在正文之后。也可以在正文結(jié)尾下另起一行寫(xiě)“祝你”、“敬祝”,再空兩格寫(xiě)上“安好”、“健康”等。

      4.署名和日期

      在書(shū)信最后一行,署上寫(xiě)信人的姓名。署名應(yīng)寫(xiě)在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。如果是寫(xiě)給的親屬、朋友,可加上自己的稱(chēng)呼,如兒、弟、兄、侄等,后邊寫(xiě)名字,不必寫(xiě)姓。如果是寫(xiě)給組織的信,一定要把姓與名全部寫(xiě)上。而在署名之后,有時(shí)還視情加上“恭呈”、“謹(jǐn)上”等,以示尊敬。上述自稱(chēng),都要和信首的稱(chēng)謂相互吻合。如:

      如友:大林

      XX年12月25日

      日期一項(xiàng),用以注明寫(xiě)完信的時(shí)間,寫(xiě)在署名之后或下邊。有時(shí)寫(xiě)信人還加上自己的所在的地點(diǎn),尤其是在旅途中寫(xiě)的信,更應(yīng)如此。(以上來(lái)源名稱(chēng): 日常實(shí)用應(yīng)酬大全;來(lái)源責(zé)任者: 張建華 陳思;出版者名稱(chēng): 廣東經(jīng)濟(jì)出版社)

      信封寫(xiě)法:

      左上方填寫(xiě)郵編及收信人地址;信封中間居中寫(xiě)收信人姓名,加上稱(chēng)呼。它可以是寫(xiě)信人對(duì)收信人的`稱(chēng)呼,也可以是郵遞員對(duì)收信人的稱(chēng)呼。后者為王力先生的觀(guān)點(diǎn),實(shí)際上郵遞員只認(rèn)為是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱(chēng)呼。收信人后面沒(méi)有稱(chēng)呼是不禮貌的,屬于格式上的錯(cuò)誤。信封右下方為寄信人地址及郵編。

      學(xué)生寫(xiě)書(shū)信的注意事項(xiàng):

      1、書(shū)信是交際的工具,所以有什么話(huà)就直截了當(dāng)?shù)貙?xiě)出來(lái),一般無(wú)須含蓄婉轉(zhuǎn),它的語(yǔ)言要口語(yǔ)化,不能文白相間不倫不類(lèi)。

      2、書(shū)信中的稱(chēng)呼和措辭要倍加注意,稱(chēng)呼要根據(jù)雙方的親疏程度,由個(gè)人來(lái)定,但求恰當(dāng),不失禮貌,以免引起收信人的不滿(mǎn),影響彼此的關(guān)系。

      信件不能用鉛筆書(shū)寫(xiě),以防模糊不清,也不要用紅筆書(shū)寫(xiě),這會(huì)認(rèn)為是絕交信。一般用毛筆、蘭水筆或圓珠筆書(shū)寫(xiě)。信紙一般用專(zhuān)用信紙或稿紙,切不可隨便撿一片紙就寫(xiě)信。

      3、不要為寫(xiě)信而寫(xiě)信。人們寫(xiě)信大都事出有因,不能不寫(xiě),寫(xiě)信時(shí)就會(huì)一氣呵成,情感之氣韻流貫始終。若應(yīng)付差使,贅言連篇,不僅會(huì)讓對(duì)方反感,也會(huì)造成彼此關(guān)系的疏遠(yuǎn)。

      4、信件書(shū)寫(xiě)務(wù)求字跡工整,一般也不要出現(xiàn)錯(cuò)字、別字,寫(xiě)過(guò)信后通常應(yīng)檢查一遍,看看所寫(xiě)內(nèi)容是否全已寫(xiě)出,同時(shí)檢查語(yǔ)句是否存在不通的現(xiàn)象或有錯(cuò)別字出現(xiàn)。信件一定要保持清晰整潔,不可涂抹太多。

      

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