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怎么與零售商進行產品采購的溝通
伴隨著零售行業面向外資開放的力度慢慢加大，國內的零售企業在迅速的擴張著，同時也不斷有大量的廠商，批發商參與發展，成為零售行業的供應商。在與零售行業合作的過程中，由于雙方的利益問題，不斷有一些事情發生，從而影響到雙方面的合作和發展，這些問題歸結出來主要有以下幾種情況下發生：
每當一年的合作期之后，零售企業會與供應商進行第二年的銷售合同的談判，擬定新的合同往往回將在過去的一年中所發生的問題進行一個了結和處理，以便解決一些遺留問題。這時主要討論的是在：價格，贊助與促銷支持，商品退換貨，結款，陳列幾個方面。
第一，價格，包括商品的供貨價格和零售價格。如今的流通市場的市場透明度日趨提高，各大供應商和零售商的商品進價和批發價，零售價的信息，不再是什么秘密。在報紙，雜志，網站甚至專業的信息機構等地方都能夠獲得這方面的資料，再也不用象以往那樣，偷偷摸摸抄價格，打聽市場動態。其實這樣的市場更有利于規范零售市場價格，合作雙方的毛利水平都可以看到，所以有些自作聰明的小供應商在供價上做手腳，可能會進入賣場，但是不久就會因為市場價格的不一而暴露出來。現在有很多大型供應商在進行商品供價方面都是公開的，什么渠道，什么結款方式，銷售水平多少就是什么檔次的供價，只要嚴格執行商品的供貨價格，這樣零售商就不會有什么借口。
另一方面，在零售價格方面，供應商如果不能良好的控制市場的零售價格水平，存在市場價格混亂，零售商就會與供應商進行談判，如何控制零售價格。最好的方式就是：供應商在安排各個賣場進行商品特價促銷的時候，做一個促銷計劃，對于同樣一種單品不要有兩家或者以上零售商進行促銷，這樣就能有效避免零售商之間的惡性價格競爭。對于新近開發的門店制定商品價格的時候，可以將整個市場各個零售業態的價格檔次告訴賣場的采購，讓他心中有數，同時也要了解到他的價格水平。對于超出正常促銷價格的行為應當事先得知并做好對于其他賣場的通知工作，不遵守促銷規則，惡意擾亂市場價格的行為予以停貨甚至斷絕貨源的方式，這樣就會保證零售企業和供應商雙方有一個比較合理的毛利水平，從而有利于雙方的利益。
第二，贊助和促銷支持。在這一方面，零售商的要求也是逐年提高，各項費用水平可謂是水漲船高。有供應商曾經戲稱為“費用猛于虎也”。每當逢年過節，零售商就會直接要求或者變相要求供應商提供贊助支持。例如：八月十五中秋節期間，某零售商結款要求供應商買該門店指定品牌的月餅若干后，才能憑購物發票領取當月的貨款，這樣欺壓供應商的事件時有發生。
第三，退換貨問題。很多零售企業對于供應商的退貨和換貨可謂之是無休無止，經常會有企業將自己門店的損失盡量以破損方式轉嫁給供應商，尤其是在中止合作關系的最后一次退換貨更是無所不有，其中包括鼠咬，正常破損，人為偷吃等幾種情況，包裝內的殘余商品不足百分之十，甚至完全就是空包裝袋，這些行為就往往會造成供應商的直接經濟損失，進而影響到雙方的合作關系。對于這一情況最好是在簽訂合同時，做一個提前的約定，什么樣的殘損商品為可退的殘損商品，什么樣的殘損商品屬于不可退換的商品，或者直接給予零售商一個固定的殘損商品比例。而當發生門店退換貨金額過大的時候，可以對零售商分批分次消化商品，以減少當期的帳面損失，同時與門店就這種情況予以適當的溝通，讓門店引起足夠的重視，以保證雙方的持續合作。
第四，結款問題。這個問題經常發生在國內的一些老型商業企業。連鎖零售企業挪用貨款去開發新的門店，借供應商的錢發展自己的門店。這種行為不僅會影響供應商當期的結款，還會要求供應商送新開門店的商品，雙重的壓力回嚴重影響到供應商的合作情緒。一旦發生這種事件，供應商應當結合零售企業的發展方向和自己的經濟實力處理推遲結款的問題。而一旦發生零售企業推遲貨款的時候，要分清是對門店“火中送炭”，還是在“見死不救”。區分這些情況的主要方式是供應商應當了解你的合作伙伴的經營管理，財務管理，發展前景以及人員變動的情況，根據這些情況做出正確的判斷。
第五，陳列問題。這一問題也是零售企業與供應商經常會引起爭端的焦點之一。每一個供應商都希望門店將最好的地方陳列自己的商品。而門店希望將最好的地方陳列的更有價值，發揮商品陳列的優勢，為此就會引起紛爭。例如：供應商要求將其商品橫向陳列在黃金段位，以利于自己的商品的銷售。這時，供應商可以通過給予門店更多的價格支持或者陳列的支持費用換取與門店的長期合作關系，以利于要求門店陳列的位置。
在面對以上的諸多情況時，供應商應當注意有以下禁忌：
第一，勿將“退場”掛嘴邊。一方面由于目前的零售市場是買方市場，不要因為一時的問題，影響到自己以后的發展。生意場上常說“和氣生財”，這樣的態度不僅不利于與門店的采購溝通，更不利于以后的長期合作，甚至適得其反，導致雙方無錢可賺。另一方面，常將“退場”的口氣要求采購，容易影響到習慣于“大爺”身份的采購的情緒，激化雙方的矛盾，不利于解決問題。
第二，切莫“謙讓”不停休。對于采購要求的事情不要一味謙讓，這樣的退步會讓采購認為你的利潤還很多，進價方面還有討價還價的余地，甚至在一些企業贊助上對你獅子大張口，讓你毫無退路可退。在交納贊助費，退還貨等關鍵的時刻，供應商對采購要保持不卑不亢，據理力爭，說明自己的難處，包括自己的苦衷。
第三，“小恩小惠”時時有。有時候，門店會有一些事情很難處理，例如無法處理的殘損商品，即將過期但是不能推過的臨期商品，此時可以幫助解決一些問題，但是不要忘了告訴自己的退換貨原則，這樣的互助方式有利于雙方關系的進一步發展。
第四，“千呼萬喚始出來”。當供應商的商品進入賣場以后，應當經常與零售商進行多方面的溝通，這樣不僅有利于了解門店的銷售，庫存，陳列以及銷售過程發生的一些問題，還有利于發現一些產品的生產設計問題，以便進行修正。零售過程不只是零售商的問題，和供應商也有密切的關系，“關心門店就是關心自己”，只有這樣你的商品才會好銷，你的商品才會有人接受。
當你正確的處理了以上的諸多問題之后，相信就能夠做好與供應商的的關系了。
一、溝通前期：充分準備，奠定合作基礎
摸清雙方核心需求
了解零售商：明確其業態（超市 / 便利店 / 線上商城）、目標客群、門店覆蓋范圍、采購品類及銷量預期，重點關注其對 “供貨時效、庫存周轉、物流配套” 的要求（可對應之前物流承諾中的時效、安全條款）。
梳理自身優勢：整理產品核心賣點（品質、價格、差異化）、供貨能力（產能、現貨庫存）、物流保障體系（參考之前的物流承諾書，明確配送時效、破損率、售后響應等量化指標）。
備好溝通物料
基礎資料：產品手冊（含規格、資質、檢測報告）、報價單（明確出廠價、批發價、返利政策）、物流服務說明（附時效、安全保障、賠付標準等核心承諾）。
案例證明：同類零售商合作案例、銷量數據、客戶反饋，以及物流服務履約記錄（如破損率達標證明、及時配送率報表）。
明確溝通目標
短期目標：達成初步合作意向，確定采購品類、首批訂單量、供貨周期。
長期目標：建立穩定合作關系，爭取貨架資源、促銷支持，同步物流配套方案。
二、核心溝通：聚焦痛點，精準對接需求
（一）開場白：快速建立信任
模板參考：“XX 總，您好！我是 XX 品牌的 XX，了解到貴司在 [品類] 領域深耕多年，門店覆蓋 [區域]，我們的 [產品] 在 [賣點] 上很契合貴司客群需求。同時我們有成熟的物流配套，能保障 [同城 48 小時達 / 破損率≤0.01%]，之前已服務過 XX 等同類客戶，想和您探討下合作可能。”
（二）四大核心溝通維度
產品與價格：突出性價比
產品：結合零售商客群需求，重點講解產品優勢（如 “針對便利店高頻消費場景，我們的小規格包裝復購率達 35%”），提供樣品供其體驗。
價格：明確報價邏輯，給出階梯價政策（“首批訂單 1000 件以上，單價可優惠 5%；季度銷量達標，額外返利 3%”），承諾價格穩定性（“3 個月內無特殊情況不調價”）。
供貨與庫存：打消后顧之憂
現貨保障：“目前我們 [產品] 現貨庫存 5000 件，能滿足貴司首批訂單需求，后續補貨周期不超過 7 天。”
庫存預警：“我們會建立專屬庫存同步機制，當庫存低于安全線時，提前 3 天告知貴司，避免缺貨。”
物流與配送：聯動承諾強化保障
時效匹配：“根據貴司門店分布，我們承諾 [核心區域次日達、偏遠區域 72 小時達]，促銷旺季提前增配運力，絕不延誤配送。”
安全與售后：“貨物運輸全程 GPS 監控，配備防震包裝，破損率控制在 0.01% 以內，若出現破損 / 丟失，24 小時內給出賠付方案，不影響貴司上架銷售。”
靈活配送：“支持整車配送、分批補貨，可按貴司指定時間送達門店，配合做好卸貨、清點對接。”
合作支持：提供附加價值
營銷支持：“我們可提供貨架陳列方案、促銷物料（海報、試吃裝），參與貴司節慶促銷活動，承擔部分促銷費用。”
售后配合：“產品售后問題 24 小時響應，支持臨期產品換貨，物流配送異常由我們全程協調處理。”
（三）傾聽需求：針對性解決痛點
常見痛點及回應：
痛點 1：“擔心供貨不及時，影響門店銷售” → 回應：“我們有雙倉備貨 + 專屬物流團隊，補貨周期≤7 天，且物流時效承諾寫入合同，延誤可按約定賠付。”
痛點 2：“之前合作的供應商物流破損率高，損耗大” → 回應：“我們的物流破損率控制在 0.01% 以內，比行業平均水平低 50%，且有全額賠付承諾，之前和 XX 超市合作全年破損率僅 0.008%。”
痛點 3：“希望能靈活補貨，避免庫存積壓” → 回應：“我們支持小批量多頻次補貨，最低補貨量 500 件，同時提供庫存分析建議，幫助貴司優化訂貨量。”
三、談判技巧：靈活博弈，實現共贏
守住底線，適度讓步
底線：核心產品價格、最低起訂量、物流成本分攤（如 “運費由我方承擔，但最低起訂量不低于 500 件”）。
讓步：在返利政策、促銷支持、賬期上靈活調整（如 “若貴司季度銷量達標，賬期可延長至 45 天”）。
強化差異化優勢
對比同行：“相比 XX 品牌，我們的產品在 [品質 / 規格] 上更契合貴司需求，且物流時效快 20%，破損率更低，綜合成本更有優勢。”
綁定長期利益
提出合作升級方案：“若合作順利，后續我們可針對貴司開發專屬規格產品，同時優化物流路線，降低配送成本，實現銷量共贏。”
四、后續跟進：快速落地，鞏固合作
即時復盤
溝通結束后 24 小時內，發送《溝通紀要》，明確達成的共識（如采購品類、價格、訂單量、物流要求）和待確認事項。
資料補充
針對零售商提出的疑問，補充相關資料（如資質文件、物流合同樣本、賠付流程說明）。
推動簽約
主動跟進訂單確認進度，提供合同草案，明確物流服務條款（可直接引用之前的物流承諾書核心內容作為附件），協助辦理簽約手續。
首單保障
首單發貨后，實時同步物流信息，告知零售商預計到貨時間，安排專人對接收貨、清點事宜，及時解決突發問題。
定期維護
合作后每周溝通銷量情況，每月上門拜訪，了解產品銷售反饋和物流服務滿意度，根據需求調整供貨及物流方案（如 “根據貴司門店銷量數據，我們調整了配送頻次，避免庫存積壓”）。
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