會議活動方案如何寫

時間：2020-10-04 08:57:42 會議方案我要投稿

會議活動方案如何寫

　　會議活動方案如何寫?下面就由小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。

會議活動方案如何寫

　　一.會前籌劃

　　▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

　　▲會前通知：通知參會人員

　　方式：電話通知或書面通知

　　內(nèi)容：時間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報(bào)到地點(diǎn)、要求(筆記等)

　　注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時記錄

　　→確定最后參會人員

　　統(tǒng)計(jì)制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計(jì)分類;

　　統(tǒng)計(jì)交通路線，到達(dá)時間，飛機(jī)或火車，安排接送.詳細(xì)寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話;

　　▲聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間

　　預(yù)定房間(數(shù)量、類型、時間、價格)

　　→聯(lián)系會議室

　　會議廳(容量、時間、設(shè)備、價格)

　　→餐飲安排

　　是否需要在會議時準(zhǔn)備茶點(diǎn)，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

　　▲會議準(zhǔn)備材料：

　　1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿;

　　2、發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會代表每人一份)、其他文件、房卡等;

　　3、會議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備;

　　▲場地布置：

　　1、會議橫幅

　　2、主席臺的安排：誰?幾個人?怎樣安排?是否需要銘牌?位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個分店(部門)的.來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐(座)，一個團(tuán)隊(duì)一個區(qū)域。

　　3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排!(設(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上)

　　4、如果發(fā)放獎品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時間、路線、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會前是否進(jìn)行過演練?

　　5、非常重要的會議，請速記員。

　　6、國際性會議，準(zhǔn)備同音翻譯。

　　▲支出預(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。

　　二、會中安排

　　設(shè)立簽到處：參會人員統(tǒng)一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項(xiàng)(比如手機(jī)、著裝)，咨詢返程時間及交通路線，統(tǒng)計(jì)并通知安排;

　　餐飲問題：選擇對應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

　　注意事項(xiàng)：

　　1、空調(diào)的溫度問題(作為主導(dǎo)會議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低)，會場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以?(如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧献撸瑢?dǎo)致原空調(diào)失效)，這些必須在會議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫!

　　2、燈光音響效果：

　　3、會議中途休息：放音樂，

　　a、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲

　　b、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時會產(chǎn)生疲勞感

　　c、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

　　d、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常

　　e、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等;

　　三.會后收尾

　　▲退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。

　　▲送站：根據(jù)返程時間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會人員

　　▲會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發(fā)送很不方便

　　▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西