淺談商務(wù)公函格式

    時(shí)間:2024-11-18 08:29:17 公函 我要投稿
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    淺談商務(wù)公函格式范文

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    淺談商務(wù)公函格式范文

      (1)商務(wù)公函的概念

      商務(wù)公函是用來(lái)商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)有關(guān)具體實(shí)際問題的一種公文。

      (2)商務(wù)公函的結(jié)構(gòu)及寫作方法

      公函是平行文。在寫作時(shí),一般包括四大部分:標(biāo)題、行文對(duì)象、正文、落款。

      ①標(biāo)題一般采用公文規(guī)范標(biāo)題法,即標(biāo)題由發(fā)函機(jī)關(guān)、事由、受函機(jī)關(guān)和文種組成。也有的只有事由和文種。

      ②行文對(duì)象是指公函受文者,寫在事由之下的第一行左邊,頂格,后面加冒號(hào)。

      ③正文是公函的內(nèi)容即事項(xiàng),是發(fā)函者要告訴對(duì)方的具體事情,由三部分組成,即發(fā)函因由,發(fā)函事項(xiàng)以及結(jié)語(yǔ)等,事項(xiàng)部分基本上是敘述和說明的方法,如有要求部分則要根據(jù)行文內(nèi)容來(lái)安排,不可過多。結(jié)語(yǔ)多使用“特此復(fù)函”。

      ④落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負(fù)責(zé)人的簽名以及日期。

      范文

      ××公司:

      貴方有關(guān)保險(xiǎn)事宜的6月25日來(lái)函知悉,特函告如下:

      一、綜合險(xiǎn)。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下,我們一般投保水漬險(xiǎn)和戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。如貴方愿投保綜合險(xiǎn),我方可以稍高的保費(fèi)代保此險(xiǎn)。

      二、破碎險(xiǎn)。破碎險(xiǎn)是一種特別保險(xiǎn),需收取額外保費(fèi)。該險(xiǎn)現(xiàn)行保險(xiǎn)費(fèi)率為2%,損失只賠超過5%的部分。

      三、保險(xiǎn)金額。我方注意到貴方欲為裝運(yùn)給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保,我方當(dāng)照此辦理。

      我方希望上述答復(fù)將滿足貴方的要求,并等候貴方的答復(fù)。

      ××公司

      ×年×月×日

      相關(guān)知識(shí)

      公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下:

      (一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

      1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

      2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱,其后用冒號(hào)。

      (二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。

      1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下:”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下:”等過渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分,一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào),然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。

      2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分,主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作,詢問和答復(fù)問題,還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等,都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

      (三)結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿M;蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題,或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函,或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

      (四)結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢(商)”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ),如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。

      (五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

      署名機(jī)關(guān)單位名稱,寫明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

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