會(huì)議接待方案

    時(shí)間:2023-05-09 11:26:09 方案 我要投稿

    會(huì)議接待方案

      為了保障事情或工作順利、圓滿進(jìn)行,時(shí)常需要預(yù)先開(kāi)展方案準(zhǔn)備工作,方案是書(shū)面計(jì)劃,是具體行動(dòng)實(shí)施辦法細(xì)則,步驟等。我們應(yīng)該怎么制定方案呢?以下是小編整理的會(huì)議接待方案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

    會(huì)議接待方案

      接待前準(zhǔn)備:

      1、熟悉接待計(jì)劃日程安排,所接待客人名單、抵達(dá)時(shí)間及交通工具(火車(chē)/飛機(jī)),落實(shí)接站車(chē)輛車(chē)次,接站人員。

      2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項(xiàng),做好住宿和餐飲安排工作。

      3、提前按要求做好旅游及行程計(jì)劃、安排好旅游車(chē)輛,駕駛?cè)藛T,導(dǎo)游人員,旅游景點(diǎn),旅游途中就餐點(diǎn)。

      一、會(huì)議概況:

      (一)會(huì)議時(shí)間:20xx-1-10至20xx-1-12

      (二)會(huì)議地點(diǎn):XX飯店

      地址:XX飯店

      電話:_____

      聯(lián)系人:賈_

      (三)參加會(huì)議人員:

      總公司代表分公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人,

      二、活動(dòng)日程(見(jiàn)日程安排表)

      三、工作分工

      成立會(huì)議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組

      組長(zhǎng):賈_

      副組長(zhǎng):胡_

      領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室,負(fù)責(zé)人__具體負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議期間的各項(xiàng)工作。

      成員單位:分公司人事部公關(guān)部辦公室下設(shè)材料組、會(huì)務(wù)組。

      (一)材料組

      負(fù)責(zé)人:韋_

      成員:秘書(shū)處有關(guān)人員

      職責(zé):

      1.領(lǐng)導(dǎo)講話、主持稿、論文集

      2.代表報(bào)到、登記,制定花名冊(cè)、通訊錄

      3.會(huì)議須知、日程表

      4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表

      5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊(cè)

      6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

      7.乘車(chē)編號(hào)及分配代表、工作人員乘坐車(chē)輛

      (二)會(huì)務(wù)組

      負(fù)責(zé)人:歐_

      成員:總務(wù)處有關(guān)人員

      職責(zé):具體負(fù)責(zé)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加開(kāi)幕式、聯(lián)系開(kāi)、閉幕式會(huì)議室、會(huì)議接站、食宿、宴請(qǐng)、各項(xiàng)活動(dòng)統(tǒng)籌安排、紀(jì)念品的購(gòu)買(mǎi)發(fā)放、后勤保障及各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作。

      1.車(chē)輛

      負(fù)責(zé)人:胡_

      (1)會(huì)議抽調(diào)公關(guān)部秘書(shū)處轎車(chē)3臺(tái)主要用于迎接代表團(tuán)。行政處2臺(tái)轎車(chē)主要用于會(huì)務(wù)。

      (2)各單位抽調(diào)的車(chē)輛要做到整潔干凈、無(wú)故障、無(wú)灰塵。

      (3)車(chē)輛市內(nèi)用油由各出車(chē)單位自行解決。

      (4)聯(lián)系各代表團(tuán)鐵路定票,為代表自帶車(chē)輛加油及送站工作。

      2.接站

      負(fù)責(zé)人:毛_

      1月10日,各代表團(tuán)報(bào)到當(dāng)天,對(duì)坐車(chē)來(lái)的代表,派車(chē)在高速公路出口處迎接;對(duì)乘火車(chē)來(lái)的代表,派車(chē)到車(chē)站迎接(由責(zé)任單位自制接站牌)。

      具體分工:負(fù)責(zé)人自行安排

      3.紀(jì)念品

      負(fù)責(zé)人:賈_

      (1)準(zhǔn)備給白紀(jì)念品10份,以表感謝。

      4.住宿

      負(fù)責(zé)人:賈_

      (1)住宿。會(huì)議代表統(tǒng)一住XX飯店。總代表安排單獨(dú)住一標(biāo)準(zhǔn)間,其它代表2個(gè)人住一標(biāo)準(zhǔn)間,各代表房間內(nèi)擺放水果、香煙和主要地方報(bào)紙。

      (2)宴請(qǐng)。10日各代表團(tuán)報(bào)到后,在飯店舉行歡迎晚宴,擬請(qǐng)×座陪(擺牌)。

      (3)要求。會(huì)議用餐依簽牌固定餐位,一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會(huì)議室掛會(huì)標(biāo),擺放鮮花,代表座簽等,要體現(xiàn)隆重、端莊、整潔。

      5.參觀、娛樂(lè)活動(dòng)

      (1)游覽。

      責(zé)任人:麥_

      負(fù)責(zé)游覽期間住宿、用餐、游玩等活動(dòng)。

      要求:游覽長(zhǎng)負(fù)責(zé)培訓(xùn)3男3女既6名隨車(chē)導(dǎo)游(擬從秘書(shū)部?jī)?nèi)挑選)。

      (2)8月11日晚,舉辦聯(lián)歡晚會(huì)。

      責(zé)任人:韋_

      負(fù)責(zé)聯(lián)系晚會(huì)場(chǎng)所、邀請(qǐng)樂(lè)隊(duì)、主持人、在局內(nèi)挑選5名歌手,制定由各代表團(tuán)參與的演出計(jì)劃。

      6.宣傳報(bào)道

      責(zé)任人:麥_

      (1)負(fù)責(zé)會(huì)議攝、錄像工作。

      (2)派攝影、錄像記者各1人,全程跟蹤服務(wù)(迎接、會(huì)議、游覽)。

      (3)將代表的照片裝入相冊(cè),錄像刻制光盤(pán),在代表返程前交到代表手中。

      7.醫(yī)療保障

      責(zé)任人:歐_

      門(mén)診部派1名醫(yī)生全程保障。備有關(guān)藥品和緊急醫(yī)療器械。

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